Un plan de formation est un document qui résume toutes les actions menées par un employeur pour développer les compétences (techniques ou bien comportementales) des collaborateurs. Les employeurs sont tenus de mettre en place des mesures de formation pour adapter les compétences professionnelles de leurs salariés à l’évolution constante de leur métier.
Le développement des compétences par la formation contribue à l’épanouissement personnel et au bien être des collaborateurs. Selon les économistes, le déploiement d’un plan de formation est bénéfique à la productivité des collaborateurs et à l’évolution de l’entreprise dans son secteur d’activité. Mais la nature et l’organisation des formations proposées influent fortement sur leurs performances et il est donc nécessaire de mettre en place un plan de formation efficace et structuré.
Qui est concerné par le plan de formation ?
Selon l’article L 6321-1 du code du travail, il est obligatoire d’assurer l’adaptation technique et technologique d’un salarié à son poste de travail et de ses missions correspondantes. Les employeurs doivent par ailleurs s’appliquer à maintenir les capacités des collaborateurs à occuper un emploi : évolutions des techniques, des technologies, des organisations. Bien que l’employeur n’ait donc aucune obligation légale de proposer un plan de formation comme aide, cet article prévoit l’élaboration et la formalisation de ce plan de développement des compétences pour l’entreprise.
Cependant, les employeurs sont libres de choisir quels salariés pourront bénéficier de certaines formations, à condition de ne pas les discriminer en fonction des facteurs suivants :
- La situation familiale,
- L’orientation sexuelle,
- L’âge,
- L’origine ethnique,
- Les activités syndicales,
- …
Les employés peuvent aussi prendre l’initiative de solliciter une formation selon leurs besoins à condition qu’elles soient précisées dans le plan de formation de l’entreprise. Ils doivent, dans ce cas là, attendre que l’employeur confirme cette demande de formation.
Quelles actions sont mises en œuvre dans un plan de formation ?
Cependant, si la loi n’oblige pas la mise en place d’un plan de formation au sein de l’entreprise, il est difficile de s’en passer au vu des obligations citées ci-dessus. L’employeur a notamment l’obligation de consulter régulièrement les représentants du personnel sur un certain nombre de sujets dont la mise en oeuvre des formations
Deux types de formations sont à distinguer dans la construction de votre plan :
Actions de formation obligatoire ou nécessaire
Les employeurs ont l’obligation légale de former leurs employés afin de maintenir leur capacité à exercer leur travail au fur et à mesure que le métier évolue ou que les employés évoluent eux-mêmes dans l’entreprise (emploi, technique, technologie, organisation).
Par exemple, les formations sur l’hygiène, la santé ou la sécurité dans les secteurs concernés doivent être dispensées chaque année par l’employeur au vu des évolutions. Les salariés sont dans l’obligation de suivre ces formations pour continuer à travailler.
Actions de formation dite non obligatoire
Les employeurs peuvent également élaborer des plans de formation pour développer les compétences de leurs employés. Un plan de formation vise également à lutter contre l’illettrisme, à faciliter l’accès aux certificats CléA (socle de compétences et de connaissances professionnelles), ou à valider les acquis de l’expérience (VAE).
En quelque sorte, un plan de formation permet aux salariés non seulement d’évoluer professionnellement (développer leurs compétences ou évoluer vers de nouveaux postes), mais aussi de s’épanouir personnellement dans leur travail.
Le refus d’un employé de participer à ces formations ne constitue pas un motif de faute professionnelle ou de licenciement. Ces actions doivent être incluses dans le plan de formation de catégorie 2 « Développement des compétences ».
Utiliser un SIRH pour faciliter la gestion du plan de formation
La création et le suivi d’un plan de formation est une mission réalisée principalement par le service des Ressources Humaines d’une entreprise. C’est une tâche souvent chronophage et complexe de par le nombre de collaborateurs et de formations. Utiliser un SIRH permet de créer un plan de formation efficace et cohérent avec les objectifs de l’entreprise et d’en assurer le suivi.
Le plan de formation et le budget qui lui est alloué sont construits sur une année. Ainsi, le SIRH permet de planifier facilement différentes formations (obligatoires ou non) pour chaque collaborateur tout au long de l’année et de visualiser le budget accordé. Les demandes de financement pouvant être sollicitées auprès des OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agréé) sont également affichées.
De plus, vous pouvez utiliser des plannings pour suivre les jours de formation des employés, gérer les absences sur site associés à ces formations et éviter un manque d’effectif.
A l’issue de la formation, les collaborateurs peuvent scanner et dématérialiser les attestations délivrées par l’organisme directement dans le logiciel pour faire valider les compétences acquises par le service RH.
L’utilisation du SIRH permet de sauvegarder facilement les habilitations et les permis d’un employé et d’être informé en cas d’expiration à venir afin d’éviter les mauvaises surprises et de garder à jour les compétences de vos collaborateurs et leur possibilité d’exercer leur emploi.
L’ensemble des sessions de formation suivies par vos collaborateurs sont stockées dans le logiciel ainsi que l’historique des souhaits de formation. En effet, les employés peuvent également faire des demandes de formation (qu’elles soient disponibles ou non dans le catalogue de formation) dans une optique d’épanouissement personnel.