Les ressources humaines ne font pas exception à la règle dans le monde du tout numérique, où la dématérialisation des données et de la documentation devient la norme. Il n’y aura plus de monticules de paperasse et de dossiers personnels infiltrés dans le bureau du responsable des ressources humaines.
Qu’est-ce-que la digitalisation RH ?
La numérisation des ressources humaines peut être définie comme suit . Il s’agit de l’ensemble des procédures qui permettent de dématérialiser et de numériser les nombreuses fonctions des Ressources Humaines d’une entreprise.
Par conséquent, la numérisation implique :
- La dématérialisation se définit comme « la création d’un document au format numérique directement à partir d’un système d’information. »
- La numérisation se définit comme « la réalisation d’une copie numérique accessible et utile en ligne à partir d’un document original au format papier. »
Quels sont les enjeux ?
Dans un environnement où le temps des RH est aussi rare que précieux, il semble important de l’optimiser autant que possible.
73 % des professionnels des RH estiment qu’ils consacrent la moitié de leur temps de travail à des activités administratives alors qu’ils préféreraient répondre aux problèmes de leurs collaborateurs, tels que leur satisfaction au travail ou la gestion de leur carrière.
L’époque où les RH se limitaient à des fonctions administratives comme la gestion des salaires et des congés est révolue ! Les RH sont désormais un véritable rôle stratégique, avec de nombreuses cordes à son arc.
Développement de la marque employeur de leur entreprise afin d’attirer les talents rares (développeurs, data scientists, spécialistes UX/UI, etc.), renforcement des méthodes d’inclusion et de diversité au sein des procédures de recrutement, rétention et fidélisation des talents, etc.
Les services RH sont désormais sollicités pour accompagner les entreprises dans la conduite d’une véritable réflexion sur leurs recrutements, leur image de marque, et même la RSE (pour Responsabilité Sociale des Entreprises). De nombreux professionnels des RH doivent également suivre régulièrement les évolutions réglementaires pour s’assurer que les choix et les documents administratifs de leur entreprise sont conformes à la loi.
Plus significativement, les responsables RH doivent reconnaître les problématiques des travailleurs français afin de mieux satisfaire leurs attentes et leurs objectifs. Une entreprise qui connaît les tendances du marché et de la société sera en mesure d’offrir des conditions de travail attrayantes aux travailleurs potentiels.
Cela est particulièrement important dans l’environnement actuel, qui se définit par une « guerre des talents », dans laquelle de nombreuses organisations se battent pour les mêmes compétences, qui sont aussi rares que précieuses.
Actuellement, 76 % des professionnels des RH adopteraient des solutions numériques pour stimuler la productivité, rationaliser leur travail et réduire l’utilisation de papier. Les personnes interrogées s’accordent également à dire que les trois emplois pour lesquels la numérisation est cruciale sont la gestion de la paie, la gestion des absences et la croissance de la législation du travail. Cependant, selon le baromètre « Pratiques de gestion RH 2017 », 51 % des répondants RH emploieraient des solutions informatiques de qualité inférieure.
Accompagnez vos collaborateurs grâce à la digitalisation RH
Qualité de vie au travail, bien-être, mobilité, télétravail… sont les nouvelles attentes des travailleurs qui souhaitent une expérience plus positive pour les employés et également avantageuse pour l’entreprise.
Une problématique que les RH rencontrent, et où la digitalisation leur apporte des outils plus adaptés ainsi que de nouvelles tendances.
La digitalisation des RH englobe un large éventail de sujets, bien au-delà de la dématérialisation des fiches de paie. Ces thèmes se manifestent par des pratiques et des outils numériques : coffre-fort numérique, workflow et rappels automatiques, tableaux de bord, etc.
Ainsi, les RH s’approprient pleinement la digitalisation en automatisant les opérations administratives.
Quels sont les outils pour optimiser votre digitalisation RH ?
Pour choisir les outils appropriés, il faut d’abord établir à quoi vous comptez les utiliser.
La majorité des entreprises ont déjà automatisé les opérations RH les plus fondamentales et les plus répétitives, telles que l’administration des salaires, la gestion administrative, la gestion des temps, etc.
D’autres missions RH, en revanche, deviennent de plus en plus numériques, avec des solutions visant à améliorer l’expérience des employés (réseaux sociaux internes, par exemple), ou des systèmes axés sur l’optimisation du recrutement.
Les logiciels SIRH permettent de gérer au mieux les campagnes de recrutement, de la gestion des entretiens d’embauche, jusqu’à l’intégration du salarié nouvellement embauché.
Quels sont les bénéfices de la digitalisation RH ?
D’une part, la transformation numérique permettra aux RH et aux employés de gagner du temps.
Les données, telles que le solde des congés, pourront être consultées en ligne avec l’équipement adéquat. Par conséquent, chacun pourra poser des questions et obtenir des informations rapidement, plutôt que d’avoir à attendre une réponse ou une action de l’autre partie.
En outre, cette forme d’innovation est une nouvelle technologie qui entraîne une réduction du travail administratif.
Le numérique, quant à lui, prévoit la dématérialisation des documents et des données. Cela permet de mettre en avant une nouvelle voie de communication et de distribution.
A titre d’exemple, le collaborateur RH en charge des fiches de paie n’aura plus à les imprimer, les placer dans une enveloppe et les poster. Cela permettra non seulement de gagner du temps, mais aussi de minimiser l’utilisation de papier (ce qui est bon pour l’environnement) et de réduire les frais de production et de traitement.
L’employé pourra voir sa fiche de paie quand il le souhaite, et il pourra la sauvegarder au format numérique pour ses dossiers ou l’imprimer s’il le préfère.
Conclusion
Dans de nombreux cas, la numérisation de votre gestion des ressources humaines améliore à la fois l’expérience des employés et la productivité de vos équipes. Gardez toutefois à l’esprit que la numérisation n’est pas un but en soi. Elle n’est qu’un moyen d’atteindre une fin, à l’instar d’une course de fond. Il ne suffit pas d’installer un logiciel et d’attendre de vos travailleurs qu’ils l’utilisent immédiatement.
Face à la réticence au changement et à la peur de l’inconnu, vous devrez faire preuve de patience et de pédagogie avec votre personnel. Communiquez régulièrement sur les nouveaux outils, et poussez les employés réticents à les utiliser. Un outil n’est utile au niveau de l’entreprise que s’il est utilisé par le plus grand nombre d’individus possible !