L’installation d’une solution SIRH dans votre établissement est une phase incontournable en raison de l’évolution des pratiques. Avec l’arrivée du digital, vous devez nécessairement vous tourner vers les outils virtuels afin de concurrencer les autres structures. Rappelez-vous qu’au sein de votre société, les ressources humaines occupent une place importante, d’où l’intérêt de bien vous en occuper. Pour éviter les erreurs et les actions qui pourraient impacter leur motivation et leur productivité, vous devez vous tourner vers les logiciels SIRH. Avec l’offre conséquente disponible actuellement, l’idéal serait de choisir une application qui répond à tous vos besoins. Comment faire pour y parvenir ? Cet article vous dit tout.
Établir une liste des éléments indispensables pour le pilotage des RH
Au sein de votre établissement, il existe une multitude de tâches qui sont réalisées traditionnellement. Parmi celles-ci, il y a l’envoi des demandes de congés par mail et la gestion des requêtes administratives. Malheureusement, en s’occupant de ces opérations fastidieuses, votre personnel a du mal à se concentrer sur les activités qui apporteront une plus-value à votre établissement.
En tant que dirigeant, votre rôle est de proposer à vos RH des solutions qui permettront de faciliter les différentes opérations répétitives afin qu’ils se concentrent sur les bonnes tâches. Seulement, lorsque vous prenez ce type de décision, vous devez choisir une solution qui est en adéquation avec votre environnement. En effet, si vous souhaitez éviter de vous retrouver avec un logiciel qui ne convient pas à votre entreprise et à vos employés, vous devez prendre votre temps. En raison du coût d’installation de ce type d’outil, vous devez impérativement vous assurer que vous faites le bon choix.
C’est la raison pour laquelle vous devez établir une liste des besoins primordiaux de votre département RH et des besoins auxiliaires qui vous permettront de bien gérer les ressources humaines. Si vous avez une idée des fonctionnalités incontournables, n’hésitez pas à les mentionner dans votre cahier des charges avant de commencer la sélection des solutions RH disponibles en ligne.
Interroger le personnel et le service des ressources humaines
Après avoir établi une liste des besoins du service des ressources humaines, vous devez penser à vos collaborateurs. En effet, si ceux-ci n’avaient pas l’habitude d’utiliser une telle solution, ils auraient du mal à s’y adapter. Afin de faciliter la transition vers l’outil, vous devez vous assurer que celui-ci soit compréhensible et simple d’utilisation pour le personnel. Ainsi, vous vous assurez qu’il s’installera progressivement chez tout le monde.
Si les fonctionnalités proposées par le logiciel SIRH sont incontournables pour le choisir, la simplicité et l’intuitivité sont également des détails que vous devez mettre en avant. Avec une solution difficile à maîtriser, vos employés auront probablement du mal à rentrer leurs heures de travail sur la plateforme. Ils seront aussi dans l’incapacité de faire une demande de congés. La conséquence immédiate de ces difficultés sera la résistance au changement qui se manifestera par le recours aux anciennes méthodes. Malheureusement, cela vous fera perdre des ressources précieuses.
C’est là tout l’intérêt de soumettre un questionnaire à tous vos employés. Vous devez nécessairement prendre leur avis avant d’installer le logiciel au sein de votre établissement. Le personnel étant destiné à utiliser l’outil au quotidien, il est capital que leur avis soit pris en compte pour le choix du bon logiciel SIRH.
Tenir compte de votre établissement
Avec une petite entreprise qui est composée de deux ou de trois employés, vous n’êtes pas obligé d’utiliser un logiciel SIRH. Seulement, lorsque votre entreprise de taille moyenne a du potentiel, vous devez trouver une solution qui s’adapte à vos besoins futurs et à votre progression. En d’autres termes, vous devez vous reposer sur la taille de l’établissement et du nombre d’employés qu’elle possède afin de trouver le bon outil RH. Notez que ces deux critères influent également sur le budget à prévoir et sur les besoins fonctionnels.
Privilégier la sécurité des informations
Pour information, votre outil SIRH viendra pour vous aider à dématérialiser et à digitaliser les informations sensibles telles que les contrats de travail et les fiches de paie. C’est tout l’intérêt de choisir un logiciel de qualité. Vous devez miser sur un outil fiable qui est en conformité avec les normes RGPD en vigueur. N’hésitez pas à vous tourner vers une application qui offre plusieurs niveaux d’accès. Ainsi, vous pourrez accorder l’accès au personnel que vous souhaitez en temps réel.
Prendre en considération le support
Si vous avez besoin d’un logiciel simple à utiliser pour votre structure de taille intermédiaire, le support et l’accompagnement sont des éléments dont vous pouvez vous passer. En revanche, si vous optez pour des logiciels avec plusieurs fonctionnalités pour votre grande structure, vous devez vous renseigner sur la disponibilité de supports ou de formation. Ce sont des incontournables lorsque vous possédez une entreprise riche en personnel.
Fixer le budget
Généralement, le prix n’est pas un détail à prendre en considération pour choisir un outil SIRH. En plus de tenir compte des fonctionnalités, vous devez vous assurer que les solutions disponibles sur le marché soient compatibles avec vos besoins et vos collaborateurs. Seulement, au moment de comparer plusieurs logiciels, le prix est un détail sur lequel vous devez vous baser. S’il n’est pas à mettre en avant pour sélectionner un outil de qualité, il reste primordial.
Penser à l’utilisation à l’étranger
À l’instar du droit du travail à l’étranger, il existe une différence entre les normes relatives aux RH en France et les normes étrangères. Alors, si vous avez l’intention d’agrandir votre structure, vous devez vous assurer que votre outil est bien utilisable dans la destination choisie. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez opter pour un autre logiciel.
Comparer les solutions existantes
Après avoir pris connaissance de tous les critères importants pour trouver une solution SIRH de qualité, vous devez auditer les logiciels disponibles sur le marché. La première phase pour y parvenir, c’est de vous rendre sur internet. Une fois sur place, vous devez rechercher les outils qui pourraient correspondre à ce que vous recherchez en termes de fonctionnalités. Vous devez également vous assurer qu’ils soient en adéquation avec vos critères. Il existe des comparateurs auxquels vous pouvez recourir pour trouver le bon logiciel des ressources humaines. Ce type de plateforme propose souvent les points forts, les points faibles et même les notes pour vous permettre de parfaire votre choix.
Pour réaliser votre comparaison, l’idéal serait de sélectionner entre 5 et 8 outils qui pourraient convenir à votre entreprise. N’hésitez pas à demander des demandes de démonstration aux éditeurs. Afin d’y parvenir, renseignez vos informations sur le site internet de ceux-ci. Avec un peu de chance, vous serez contacté par l’équipe commerciale qui discutera avec vous du projet. En fonction de votre situation, ils vous proposeront un créneau pour l’essai de l’outil et des fonctionnalités qui vous plaisent.
Pendant que vous réalisez des comparaisons entre les différentes solutions, n’oubliez pas de prendre des notes. Ces dernières vous aideront à vous remémorer les avantages et les limites des outils que vous avez audités.
En somme, le choix d’un SIRH influe sur l’efficacité de votre service RH et sur les résultats de la structure. Reposez-vous donc sur les informations offertes ici pour bien le sélectionner.