Comment choisir un coffre-fort numérique pour son entreprise ?

La technologie a pris une place importante dans la société actuelle. Pour toute entreprise désireuse d’améliorer la qualité de ses services, le recours aux solutions digitales est devenu un incontournable. Afin de faciliter certaines opérations en interne, en l’occurrence celles qui ont rapport avec les ressources humaines, vous devez disposer de certains outils. Au nombre de ceux-ci, on peut citer le coffre-fort électronique. Vous êtes à la recherche de quelques astuces pour vous en procurer ? Cet article vous liste les paramètres à prendre en compte pour parfaire votre choix final.

Le coffre-fort électronique : quelle utilité ?

Vous travaillez dans le secteur privé ou dans le secteur public ? Quel que soit votre domaine, il vous faut mettre à la disposition de vos équipes une solution pratique qui leur permettra de gérer les documents relatifs aux ressources humaines. Il n’est un secret pour personne que les fichiers en version papier ne sont plus stockés convenablement et ils sont de moins en moins en sécurité. Avec une boîte de stockage dématérialisée, vous permettrez à vos collaborateurs de déposer leurs pièces justificatives, les documents relatifs à l’entreprise et les fiches de paie numériques.

Ce qui est intéressant avec cette solution, c’est qu’elle est parfaitement sécurisée et que vous pouvez créer un espace personnel pour votre personnel. Ainsi, ils pourront consulter ou archiver des fichiers et organiser des documents selon leurs préférences. Notez cependant que le coffre-fort digital n’est pas seulement un espace de conservation des éléments administratifs. Il sert également à protéger vos données et à en assurer la confidentialité.

Il existe de nombreux avantages à intégrer une boîte de stockage numérique au sein de votre structure. Premièrement, elle vous permet de valoriser votre image de marque auprès des employés. En utilisant cet outil, vous leur montrerez la croissance de votre établissement sur le plan digital. Vous leur offrirez aussi de la sécurité à votre personnel puisque les contrats de travail et les bulletins de paie seront parfaitement conservés.

Sur le plan financier, vous réaliserez d’intéressantes économies d’argent. En effet, vous n’aurez plus à éditer des fiches de paie en format papier. Vous éviterez donc les solutions d’archivage coûteuses, les impressions, les affranchissements, etc. En revanche, vous réaliserez un gain de temps, d’argent et de place au sein de votre structure. Sur le plan administratif, vous n’aurez plus d’ennuis puisque vos documents ne seront pas dégradés.

Solution GED, Solution SAE et coffre-fort électronique

Si vous souhaitez intégrer une boîte de stockage digitale au sein de votre entreprise, vous aurez le choix entre trois outils intéressants. Il s’agit de la solution GED (Gestion Électronique de Documents), la solution SAE (Système d’Archivage Électronique) ou le coffre-fort numérique. Quelles sont les différences entre ces logiciels?

L’outil GED

L’outil GED vous offre de nombreuses possibilités. En plus de numériser vos fichiers, il vous permet de classer, de sécuriser et de partager vos documents. C’est alors une solution que vous pouvez exploiter afin de gérer les échanges de données internes de votre établissement. En d’autres termes, l’utilité de la solution GED, c’est de favoriser l’accès et l’accessibilité des fichiers entre les membres de votre entreprise.

L’outil SAE

Comme mentionné plus haut, l’outil GED sert à travailler constamment sur les documents. La solution SAE permet tout l’inverse. En effet, il est utile pour la conservation des fichiers qui doivent rester figés. En d’autres termes, cette solution est conçue pour éviter la modification des données des documents qu’elle contient. Elle assure donc leur sécurité et leur confidentialité.

Le coffre-fort électronique

Enfin, le coffre-fort électronique est similaire à l’outil SAE. Il vous garantit la sécurité grâce à l’accès offert à un seul et unique collaborateur.

Quelques critères pour bien choisir un coffre-fort numérique

Afin de satisfaire les besoins de votre structure, il ne suffit pas de sélectionner un quelconque coffre-fort numérique. Vous devez vous assurer qu’il respecte quelques critères incontournables.

La conformité

Comme mentionné précédemment, vous ne devez pas vous jeter sur le premier outil de stockage électronique que vous trouvez en ligne. Pour être sûr de faire le bon choix, vous devez opter pour une solution conforme aux normes AFNOR NF Z42-103 et NF Z42-200 qui concernent l’archivage électronique.

La compatibilité avec d’autres logiciels

Hormis l’aspect légal qui est très important, vous devez tenir compte des paramètres techniques pour sélectionner votre outil de stockage électronique. Au nombre des détails que vous devez mettre en avant, il y a la compatibilité de votre solution avec votre logiciel SIRH.

En optant pour un coffre-fort qui fonctionne avec votre outil de gestion de la paie, vous assurerez la réussite de vos opérations. Vous arriverez à superviser les flux et à consulter les documents dont vous avez besoin avec plus de facilité. En visant la compatibilité, vous direz au revoir aux tâches administratives qui sont généralement répétitives. Vous gagnerez en productivité, ce qui vous permettra d’améliorer les performances de l’entreprise.

La capacité de stockage

Pour information, toutes les solutions de stockage que vous trouverez sur le marché n’auront pas la même capacité. Alors, en fonction du volume de documents que vous gérez au sein de votre entreprise, vous devez choisir la bonne capacité. En fonction de ce critère très important, vous permettrez à vos collaborateurs d’ajouter leurs pièces personnelles à l’espace de stockage. Ils pourront alors traiter leurs différentes opérations administratives depuis leur coffre-fort. N’oubliez donc pas d’en tenir compte.

La sécurité de vos données

Pour certaines entreprises, garantir la valeur probante des documents est important. Si c’est aussi le cas dans votre structure, vous devez choisir le bon coffre-fort. Ce dernier doit assurer l’intégrité des données grâce à l’apposition d’une signature numérique au moment du dépôt. Par ailleurs, il doit permettre la traçabilité des utilisateurs, le cryptage des données et le contrôle des accès. Enfin, il doit garantir la durabilité grâce aux contrôles répétés.

Le coût

Bien que secondaire, le coût est un élément à ne pas négliger au moment de sélectionner votre outil de stockage. Pensez à comparer le prix chez plusieurs prestataires afin de choisir celui qui présente les meilleurs avantages.

En somme, le coffre-fort est une excellente idée pour protéger vos données. Pensez à vous en procurer.

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