Difficultés économiques, fin de mission, retraite, nouveaux projets, conflits avec le personnel, baisse d’activité… Les raisons pour lesquelles l’employeur comme le salarié peuvent décider de mettre fin au contrat de travail sont nombreuses.
Quel que soit le type de contrat (CDD ou CDI), quel que soit le motif ou la nature de la rupture du contrat, l’employeur doit délivrer un reçu pour solde de tout compte au salarié qui quitte l’organisme.
Qu’est-ce que le solde de tout compte ?
Le solde de tout compte est un document qu’un employeur est tenu de fournir à un employé lorsqu’il quitte l’organisation. Il s’agit d’une liste exhaustive de toutes les sommes perçues à la fin du contrat, y compris les primes et les indemnités de départ. Pour être valable, le solde de tout compte doit se présenter sous une forme précise et contenir une certaine quantité d’informations essentielles. Elle doit être établie en deux exemplaires et signée par l’employé.
Comment le solde de tout compte est calculé ?
Le solde de tout compte est calculé en fonction du type de contrat de travail et de la cause de sa rupture. Il est déterminé dans le cadre d’un CDI de la manière suivante : salaire mensuel / temps de travail prévu au contrat x temps de travail effectif. Les indemnités de congés payés, de licenciement et de compensation sont ajoutées au résultat. Ce calcul permet de déterminer la rémunération réelle du salarié pour la durée de son contrat. Le solde de tout compte est déterminé de la même manière dans le cadre d’un CDD, mais la prime de précarité est appliquée au résultat.
Pour un contrat de professionnalisation
Bien qu’il s’agisse d’un contrat à durée déterminée, puisqu’il s’agit d’une formation en alternance, le contrat de professionnalisation ne donne pas droit à des indemnités de précarité. Les congés payés et les RTT peuvent avoir été versés selon l’entreprise (publique ou privée).
Seul le temps de travail du mois de départ est considéré dans ce scénario, c’est-à-dire le salaire mensuel divisé par le temps de travail habituel. Le résultat est ensuite multiplié par le temps réel nécessaire.
Pour un CDD
Les critères sont identiques à un contrat CDI en revanche, il faut ajouter une prime de précarité.
Celle-ci se calcule en additionnant le total des salaires bruts et de l’indemnité de congés payés. Soit l’opération (somme des salaires bruts + indemnité de congés payés) x 10% = prime de précarité.
Pour un CDI
Le calcul du solde de tout compte CDI est déterminé par le motif de la rupture du contrat de travail, tel que le licenciement ou la démission. Il faut ensuite déterminer le temps de travail habituel et le temps de travail fini.
L’opération suivante est nécessaire pour calculer le solde de tout compte : salaire mensuel / temps de travail habituel x temps de travail effectué. Le salaire de l’employé est ainsi déterminé. En outre, les soldes des primes annuelles et des indemnités compensatoires de congés payés, ainsi qu’éventuellement l’indemnité compensatoire de préavis, sont ajoutés.
Après un licenciement
Elle est déterminée par la nature du licenciement. Le salarié n’a droit à aucune rémunération en cas de notification d’un acte répréhensible. Dans le cas contraire, il a la possibilité de cumuler les différentes compensations financières.
Après une rupture conventionnelle
Si la rupture est amiable, l’indemnité de rupture conventionnelle s’applique à tous les salariés, quelle que soit leur ancienneté dans l’entreprise.
Pour les contrats signés après le 24 septembre 2017, l’indemnité de rupture conventionnelle est égale à 25% du mois de salaire / année d’ancienneté. Cette valeur a augmenté de 33% depuis la 11e année.
Avant le 24 septembre 2017, l’indemnité de rupture conventionnelle était équivalente à un cinquième du salaire du mois divisé par le nombre d’années d’ancienneté.
Quelles sont les mentions obligatoires qui doivent apparaître sur le reçu du solde de tout compte ?
Le reçu pour solde de tout compte retrace les montants versés au salarié. Ainsi, il comprend le salaire brut, les heures supplémentaires, les éventuelles primes, les indemnités de congés payés et les indemnités de licenciement. Toutes les sommes dues au titre de l’exécution et de la rupture du contrat de travail doivent être mentionnées.
La nature du document ne doit pas être ambiguë. Ainsi, le salarié doit déclarer « pour le solde de tout compte » ou « bon pour réception des sommes désignées. » Cette mention doit être manuscrite.
Le reçu pour solde de tout compte doit également être daté, et la date doit être précise, même si elle n’est pas écrite de la main du salarié. Il est établi en deux exemplaires originaux, dont l’un est remis à chaque salarié.
Puis-je recevoir mon solde de tout compte par courrier ?
Le solde de tout compte peut être communiqué au salarié de deux manières. Il peut être remis en personne lors de l’entretien de départ ou envoyé par courrier recommandé avec accusé de réception.
Quels sont les documents nécessaires pour vérifier le calcul d’un solde de tout compte ?
Les 12 derniers bulletins de salaire sont généralement les premiers documents à être collectés. Ils serviront notamment à calculer les indemnités de licenciement, les indemnités de rupture conventionnelle et les indemnités de départ à la retraite.
Si le salarié n’a pas utilisé tous ses congés payés, son dernier bulletin de salaire indiquera une indemnité compensatrice de congés payés, sauf si son employeur emploie une caisse de congés payés (BTP, etc.). Cette indemnité est calculée en fonction des périodes de référence. Si les congés payés sont répartis sur deux périodes, il faut consulter les bulletins de salaire correspondants.
La période de référence des congés payés va du 1er juin au 31 mai de l’année suivante. Le solde de tout compte est calculé sur la base de toutes les périodes de référence qui n’étaient pas soldées au moment du départ de l’employé. Il est possible que ce calcul nécessite les 24 derniers talons de paie ou plus pour déterminer les congés payés.
Les logiciels de paie permettent bien sûr de générer des rapports qui correspondent parfaitement aux périodes en question, ou de cumuler les 12 derniers mois avec suffisamment de précision pour faciliter les calculs sans avoir à additionner toutes les fiches de paie.
Un salarié peut-il contester son solde de tout compte ?
Le salarié a le droit de contester le reçu du solde de tout compte, ce qui concerne principalement les montants qui y figurent. En effet, l’employeur peut avoir commis une erreur ou un oubli dans le calcul des différents salaires ou indemnités (intentionnellement ou non).
Comme indiqué précédemment, les modalités de dénonciation sont déterminées par la manière dont le salarié a signé le document :
La signature sans réserve : Dans ce cas, le salarié dispose de 6 mois à compter de la date de signature pour contester le reçu pour solde de tout compte. Passé ce délai, le document génère une décharge pour l’employeur.
Dans cette hypothèse, le salarié supprime la valeur libératoire du reçu pour solde de tout compte. Signature avec réserves ou refus de signer : Ainsi, la dénonciation peut être engagée dans un délai de trois ans à compter de la remise du reçu pour solde de tout compte. Si le reçu n’est pas retourné dans ce délai, l’employeur est libéré.
Toutefois, il faut savoir qu’après ces dates légales, l’effet libératoire du reçu pour solde de tout compte ne s’applique qu’aux sommes précisées dans le reçu (selon l’article L1234-20 du Code du travail). Dans toutes les situations, le salarié, qu’il ait signé le reçu avec ou sans réserve, dispose d’un délai de trois ans pour réclamer les fonds non compris dans le reçu pour solde. L’employeur dispose du même délai pour réclamer les sommes éventuellement versées en trop (trop-perçus).
Par ailleurs, la signature du salarié ne l’exclut pas de la contestation de son licenciement, par exemple. Par conséquent, l’employeur ne peut pas s’en prévaloir dans le cadre d’actions en justice devant le conseil des prud’hommes.