La mise en place d’un logiciel SIRH au sein de votre entreprise est une étape cruciale face à la l’accélération de la transformation digitale pour ne pas se laisser distancer. Les missions du service des Ressources Humaines d’une entreprise sont capitales puisqu’en plus de gérer l’administration du personnel, c’est aussi ce service qui va pouvoir donner vie à l’ambition économique, stratégique, organisationnelle et sociale de l’entreprise.
C’est un atout non négligeable pour faciliter le travail de votre service RH afin d’éviter une perte de temps sur des tâches administratives et de se concentrer sur les missions RH à plus forte valeur ajoutée pour votre entreprise.
Il existe aujourd’hui plus d’une centaine d’outils RH avec des fonctionnalités différentes qui rempliront plus ou moins les critères que vous considérez comme nécessaires au bon fonctionnement de votre vie d’entreprise. Du simple portail RH à la communication interne, de la gestion du temps de travail et des plannings, en passant par la gestion de paie ou même la GPEC de l’entreprise, les logiciels SIRH sont plus ou moins complets selon vos besoins.
Nous vous donnons aujourd’hui 7 astuces pour choisir efficacement l’outil adapté au fonctionnement de votre société.
1. Lister les besoins nécessaires et secondaires à votre gestion RH
Vous en avez marre d’envoyer vos demandes de congés par mail ? Vos RH croulent sous les demandes administratives et n’ont pas le temps de se concentrer sur des missions plus intéressantes ? Vos salariés quittent l’entreprise après quelques mois car votre onboarding n’est pas assez engageant ? Il est temps de s’intéresser à ce que peux proposer une solution RH en mode Saas afin d’automatiser votre gestion RH et de rajeunir vos processus pour que les responsables RH puissent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Une fois que vous avez décidé de franchir le pas, il est alors temps de choisir celui qui sera le plus adapté à votre fonctionnement. En effet, décider d’installer un logiciel SIRH est une étape importante à ne pas négliger et à ne pas expédier rapidement pour ne pas se retrouver avec un logiciel qui ne s’adapte pas à vos collaborateurs ou à votre fonctionnement. Au vu des coûts d’installation, de mise en place et d’adaptation des systèmes, il est important de ne pas avoir à en changer après quelques semaines ou mois d’utilisation. Définir les besoins de votre service RH et de votre société, voire même lister les besoins secondaires qui pourraient vous aider dans votre gestion RH, est une première étape primordiale.
Quels sont les besoins principaux de vos RH et les processus que votre entreprise utilise régulièrement ? En effet, définir ses besoins en amont vous permettra par la suite de poser des questions bien précises lors de vos démonstrations. La solution choisie sera guidée par vos besoins : un processus d’onboarding dématérialisé si vous embauchez régulièrement, le remboursement des notes de frais si vous traitez ce type de frais ou encore une gestion des plannings et une gestion des temps de travail simplifiées et automatisées si vous avez des feuilles de temps et des plannings à gérer au quotidien.
N’oubliez pas de prendre en compte vos processus de validation et la possibilité de donner accès à certains modules uniquement certains postes ou certains collaborateurs. Par exemple, un module de gestion des trames d’entretiens sera accessible uniquement à ceux qui gèrent le lancement des campagnes d’entretien, soit le service RH.
Toutes ces fonctionnalités sont à définir dans un cahier des charges avant les rendez-vous de démonstrations des outils RH pour avoir une vision claire pour le choix final.
2. Comprendre les besoins des collaborateurs et des services de l’entreprise
Suite à la définition des besoins du service RH, il est également nécessaire de s’interroger sur les besoins des salariés et des différents services afin de faciliter la transition vers la solution à implémenter. Si cette implémentation peut faciliter le travail de vos RH, il est tout de même primordial que le logiciel soit compréhensible et agréable à utiliser pour vos collaborateurs afin de permettre une installation en douceur au sein des équipes.
Le choix de votre logiciel SIRH se fait alors non seulement sur les fonctionnalités qu’il propose mais aussi sur la simplicité d’utilisation et l’intuitivité du logiciel. Si il est trop compliqué pour un collaborateur de faire une demande de congés ou bien de rentrer ses heures de travail dans le logiciel, il y aura une résistance au changement. Le risque est que le collaborateur continue de faire ses demandes d’absence par mail au lieu de les déposer sur l’outil et in fine, cela vous fera perdre du temps et de l’argent.
Ainsi, il est important de prendre en compte les besoins de tous pour poser les bonnes questions lors des démonstrations et ne pas se tromper sur l’outil. Si une de vos équipes de techniciens n’a besoin que de trois modules par exemple, saisie des temps de travail, notes de frais et congés, il n’est pas nécessaire de leur alourdir leur espace de travail sur le logiciel avec des modules dont ils n’ont pas l’utilité. De plus, certains outils proposent des fonctionnalités complémentaires utiles à d’autres services que le service RH comme la gestion du matériel. Ainsi, il s’agit de sonder également les processus qui peuvent être dématérialisés dans un service donné afin de voir si la solution RH peut proposer une solution alternative.
S’intéresser aux envies des collaborateurs est un atout puisqu’il a été prouvé qu’intégrer les collaborateurs dans les décisions de la société améliore l’intérêt des collaborateurs dans ce choix, permet donc une transition plus souple et développe la reconnaissance du collaborateur par l’employeur, réel atout dans la démarche QVT.
3. Définir une équipe projet pour la mise en place du logiciel
Une fois que les besoins ont été correctement identifiés, il est temps de définir une équipe projet pour la mise en place du logiciel. Il est nécessaire d’être accompagné dans cette démarche par le directeur ou la directrice des ressources humaines qui connaît les besoins des Ressources Humaines de l’entreprise et connaît les différents processus. Il ou elle pourra expliquer clairement les différents processus lors des démonstrations afin de déterminer l’outil RH qui s’intégrera parfaitement avec le fonctionnement de l’entreprise et correspondra à ses besoins. Avec la plupart des SIRH, vous pouvez paramétrer des profils afin de donner accès à certains modules et vous pourrez créer des processus de validation selon votre fonctionnement. Certains vous permettent même de pouvoir créer des processus de validation spécifiques à une tâche comme valider des congés par le supérieur hiérarchique ou bien avoir deux niveaux de validation pour une note de frais ou une indemnité kilométrique.
De plus, il peut aussi être intéressant d’intégrer l’assistant ou assistante de direction qui pourra prendre des notes, étudier les différentes solutions, récupérer les devis et faire une présentation devant le comité de direction.
Ensuite, n’hésitez pas à interroger vos collaborateurs afin de savoir si quelqu’un serait intéressé pour suivre la démarche comme par exemple, les équipes marketing afin de préparer la communication lorsque le logiciel sera déployé à tous. Puis, comme expliqué dans l’astuce précédente, avoir l’avis et le ressenti des salariés envers cette transition parfois compliquée est important. Ainsi, intégrer un collaborateur externe au service RH et à la direction dans l’équipe projet permet d’avoir un retour d’expérience direct après les démonstrations quant à la compréhension et l’ergonomie du logiciel pour un collaborateur lambda. En effet, les salariés ont souvent des approches différentes de ce qu’on imagine et il est donc intéressant de pouvoir avoir le ressenti des utilisateurs finaux.
Nous conseillons évidemment de penser à mettre le directeur et le DAF dans les boucles de mail qui vont être envoyées dès le démarrage du projet et tout du long, afin de les tenir au courant de l’avancée du projet. Une réunion de fin de projet avec toute l’équipe permettra de choisir le SIRH le plus adapté selon les fonctionnalités, le prix et l’ergonomie de l’interface.
De plus, intégrer le DSI de l’entreprise dans les échanges vous permettra d’être rassuré quant à la sécurité des données et du déploiement technique du logiciel au sein de l’entreprise.
Enfin, prévoyez les dates clés du projet pour définir un planning de déploiement et planifier les agendas de l’équipe projet :
- Date de fin des audits des logiciels
- Définition des semaines sur lesquelles les démonstrations auront lieu
- Date de préparation de la présentation des audits
- Date de présentation du choix du logiciel SIRH à la direction
- Dates de mise en place du logiciel au sein de l’entreprise
- Dates de formation des équipes
- Date de présentation à l’ensemble des salariés
- Date de déploiement à l’ensemble des salariés
4. Choisir le bon niveau de support technique (et ne pas négliger la formation)
Si les fonctionnalités et l’interface sont une priorité, il ne faut cependant pas négliger des petits détails qui feront toute la différence d’un système à un autre. Le support technique et les formations au logiciel sont des services essentiels. Pensez au support technique, à l’accompagnement lors de la mise en place en définissant vos besoins : quel niveau de formation, quelles seront les personnes à former, quelles seront les personnes chargées de remonter les demandes au support technique…etc. Le niveau de support et d’accompagnement au déploiement de la solution dans une entreprise technologique sera sûrement moindre que dans une entreprise sans grande connaissance technologique.
Vous rencontrerez forcément des soucis, mineurs ou majeurs. Ainsi, il est important dans ces cas-là d’avoir un support technique qui est à l’écoute, disponible et réactif à vos besoins. Certains logiciels proposent un support en ligne qui permet de répondre à certaines de vos questions concernant le fonctionnement des différents modules, par exemple comment déposer un congé, saisir une note de frais, valider les variables de paie et les exporter mais également, des explications plus poussées sur les différents paramétrages comme créer un nouveau collaborateur ou intégrer une nouvelle trame d’entretiens par exemple.
En plus d’un support en ligne, certains outils proposent aussi un support par mail ou bien par visioconférence, il est important de connaître le délai de réponse du support et leur efficacité. Un support efficace vous fera gagner du temps dans l’accompagnement et la résolution de vos problèmes.
Pour le déploiement de votre logiciel, son paramétrage et son utilisation, vous pouvez trouver des logiciels SIRH qui fournissent des formations et des aides au paramétrage. N’hésitez pas à demander les tarifs pour les formations. Certains outils facturent les formations tandis que d’autres pourront vous proposer des formations e-learning gratuites afin que vous puissiez configurer votre instance en autonomie.
5. Définir le budget et estimer le ROI
Bien définir son budget et estimer le ROI afin de le présenter à la direction lors de la réunion finale permet de crédibiliser le projet auprès de la direction et une meilleure compréhension quant au choix du logiciel SIRH à mettre en place.
Ainsi, comme pour chaque projet mis en place dans votre entreprise, vous devez fixer le budget nécessaire à l’installation de l’outil. Nous conseillons de prévoir une marge de manœuvre dans le fond de trésorerie que vous souhaitez alloué à la mise en œuvre afin d’anticiper les différentes options qui seront peut-être nécessaires dans l’implémentation du SIRH.
Afin de convaincre les décisionnaires du projet, souvent le directeur ou le comité de direction, il faut mettre en avant les bénéfices de l’implémentation d’un logiciel SIRH pour l’entreprise et donc calculer le ROI (Return On Investment) est indispensable. Faire comprendre l’intérêt économique justifiera l’investissement temps au départ, les ressources humaines allouées au projet et les dépenses concernant la mise en place d’un tel projet.
Le bénéfice principal est le gain de temps effectué sur les missions administratives du service RH à faible valeur ajoutée comme répondre par mail à des demandes administratives, gérer l’embauche d’un nouveau collaborateur, valider des congés ou gérer les remboursements des notes de frais à temps pour la paie. Adopter un logiciel SIRH permet donc une augmentation de la productivité de votre service RH et une concentration plus forte sur des missions à forte valeur ajoutée comme le développement des compétences de vos salariés ou l’amélioration de votre marque employeur. Ainsi, cela augmente l’attractivité de votre entreprise sur le marché ou le temps à investir dans l’organisation d’évènements fédérateur entre les équipes.
L’utilisation d’une solution saas améliore en même temps l’efficacité de votre service RH grâce à l’automatisation des processus qui sont d’habitude sujets à des erreurs : mauvais calcul des notes de frais, erreur dans les heures supplémentaires ou sur les compteurs de congés. Cela suscite de l’incompréhension chez vos collaborateurs et peut mener à des conflits entre salarié et employeur.
De plus, vous aurez un accès bien plus simple et plus rapide à des reportings précis et automatisés des données RH. En plus d’une Base de Données Économiques et Sociales, vous pourrez aussi bénéficier d’un registre du personnel mis à jour automatiquement selon les entrées et sorties des collaborateurs, des exports comptables des frais ou encore des reportings à construire selon les données souhaitées.
Enfin, il est important, lors de votre présentation finale, de bien mettre en avant les bénéfices que peut apporter l’utilisation d’un logiciel SIRH avec des indicateurs quantifiables et non quantifiables : temps passé sur la récolte des éléments variables de paie, diminution du risque d’erreur, facilité d’utilisation, adhésion des collaborateurs et du service RH, amélioration de la qualité de vie au travail, temps passé sur l’embauche d’un nouveau collaborateur…etc. À vous de définir les indicateurs de performance en amont du projet pour les analyser suite à la mise en place et crédibiliser auprès de la direction cet investissement à tout moment.
6. Comparer les solutions auditées
Suite à la définition du budget et des indicateurs de mesure de la performance, commence alors la phase d’audit des logiciels SIRH du marché. Ainsi, auditez plusieurs solutions et demandez des démonstrations afin d’étudier en profondeur les différentes solutions du marché et choisir le logiciel le plus adapté à votre fonctionnement et à vos besoins.
La première étape est de rechercher sur internet les logiciels qui pourraient vous convenir et les différentes fonctionnalités qu’ils possèdent en gardant en tête les besoins que vous avez défini auparavant. Les sites de comparateur de logiciels comme comparatif-sirh.fr vous permettent d’en trouver facilement avec une description des avantages, des inconvénients et parfois même un tableau de scoring pour avoir une vue d’ensemble sur des critères spécifiques.
Nous vous conseillons de rechercher 4 ou 5 logiciels qui pourraient vous intéresser et de ne pas hésiter à faire des demandes de démonstration en enregistrant vos informations sur leur site internet. Une majorité des logiciels sur le marché possèdent des équipes commerciales qui vous rappelleront afin de discuter avec vous de votre projet et trouver un créneau pour une démonstration du logiciel et des fonctionnalités qui vous intéressent.
N’oubliez pas de prendre des notes pendant votre étude du marché SIRH afin de vous souvenir même après quelques semaines des points positifs et négatifs que vous aurez relevé durant les démonstrations. Demandez des plaquettes commerciales, des documentations sur la sécurité et pourquoi un devis pour l’abonnement et la mise en place pour pouvoir comparer efficacement les différents logiciels et présenter le budget en détail lors de votre réunion de finalisation avec la direction.
7. Établir une relation de confiance avec votre prestataire
Établir une relation de confiance entre votre entreprise et l’éditeur du logiciel choisi permet d’améliorer le suivi et d’instaurer un climat de confiance dans les échanges futurs.
En effet, si les fonctionnalités d’un système RH sont importantes car elles répondent à vos besoins et que le support technique est efficace pour répondre à vos interrogations et votre problématique technique, il est tout aussi important de s’assurer d’une bonne relation commerciale et humaine avec l’éditeur du logiciel. N’oublions pas que derrière les écrans, ce sont des personnes qui s’occupent de répondre aux mails, de communiquer avec vous, de vous fournir les informations qui vous sont nécessaires…etc.
Lors des démonstrations et des échanges par mail, fiez-vous à votre intuition et aux ressentis que vous avez à converser avec votre interlocuteur afin de faciliter vos futurs échanges. Être sur la même longueur d’ondes quand on travaille en B2B (Business to Business) est un point à ne pas négliger lors de votre choix de logiciel SIRH.
Pour conclure, la mise en place d’un logiciel SIRH représente un certain coût pour une entreprise. Il est important de préparer cette transition numérique correctement et de choisir le bon outil qui sera répondre à vos besoins et qui permettra de maximiser le ROI pour l’entreprise afin de faciliter sa mise en place par le service RH comme par les salariés.